3 éléments clés pour réussir la mise en place d'un espace de travail numérique

Xavier Mongin

juin 07, 2022

Avec les bonnes bases, les gouvernements peuvent créer des espaces de travail numérique sécurisés avec des communications et des collaborations améliorées, ainsi que la prestation de services.

Au cours des deux dernières années, le secteur public s'est lancé dans de nouvelles méthodes de travail, de nouvelles façons de fournir des services et de nouvelles façons de répondre à ses citoyens. Il est maintenant temps de prendre un moment pour reprendre notre souffle collectif et évaluer le chemin parcouru, ce que nous avons appris, et regarder vers quoi nous nous dirigeons.

La bonne base

Nous savons que l'intégration transparente des technologies est indispensable pour soutenir un lieu de travail numérique et garantir une évolution sans heurts vers des lieux de travail plus complexes à l'avenir. Ce que nous avons appris en cours de route, et ce que nous pouvons affirmer sans équivoque, c'est qu'un espace de travail numérique réussi nécessite une base numérique unique et résiliente, reposant sur trois éléments fondamentaux :

• Un environnement intégré de communications et de collaboration

• Une connectivité inclusive

• Sécurité omniprésente

Communications et collaboration intégrées

Fondamentalement, il s'agit de rationaliser les communications entre les agents publics et de permettre des communications efficaces avec les citoyens. Pour ce faire, nous devons donner aux agents les outils dont ils ont besoin pour communiquer et collaborer avec leurs collègues, accéder aux informations des bases de données et interagir avec les citoyens en utilisant le canal de communication qu'ils préfèrent.

Des connexions transparentes entre les agents et avec les citoyens, reposant sur une solide base de technologie numérique, garantiront des canaux de communication sécurisés et optimisés pour assurer un meilleur flux d'informations, ce qui signifie de meilleurs services pour les citoyens.

En outre, un environnement unique et intégré facilitera l'incorporation des dispositifs de l'Internet des objets (IoT), ainsi que des processus et services tels que les calendriers et annuaires communs, les chatbots et l'intelligence artificielle (IA) permettant aux gouvernements d'automatiser la prestation de services de routine.

Pensez-y : les chatbots pourraient fournir les heures d'ouverture et aider à la localisation des lieux publics, tels que les musées et les galeries d'art. Des processus autoguidés pourraient aider les citoyens à trouver les formulaires qu'ils recherchent, leur fournir des notifications lorsque des documents sont prêts ou leur envoyer des rappels de rendez-vous. Enfin, des menus interactifs pourraient mettre immédiatement les citoyens en contact avec la bonne équipe, ce qui permettrait de résoudre les problèmes plus rapidement, et de fournir des informations sur les interruptions ou les changements de service.

Connectivité inclusive

Bien entendu, pour optimiser la prestation de services, l’espace de travail numérique doit permettre aux agents publics d'accéder à des réseaux offrant la connectivité, les applications et les informations dont ils ont besoin. Grâce à des connexions directes et sécurisées aux réseaux internes, les agents peuvent utiliser les services de communication et de collaboration qui leur permettent de communiquer avec leurs collègues et de fournir des services aux citoyens.

S'assurer que les municipalités sont numériquement inclusives est une solution gagnante pour les gouvernements et les citoyens. Pour réduire la fracture numérique, il faut des connexions facilement accessibles afin que les citoyens puissent accéder aux services quand ils en ont besoin et où qu'ils soient. Cela implique également une formation afin que les citoyens puissent facilement se connecter au Wi-Fi pour accéder aux services publics à l'aide de tablettes, de smartphones et d'ordinateurs. Les municipalités peuvent également envisager de créer des points d'accès numériques accessibles au public, comme des kiosques ou des lieux de service équipés d'ordinateurs et de tablettes que les citoyens peuvent utiliser lorsqu'ils ont besoin de se connecter aux services publics.

Sécurité omniprésente

La sécurité omniprésente est nécessaire pour garantir des environnements hautement sécurisés aux agents et aux citoyens tout au long de la chaîne de prestation de services. Des politiques, procédures et pratiques sont nécessaires pour protéger le réseau contre les intrusions et garantir l'intégrité et la confidentialité des données.

Au niveau du réseau, il est possible d'assurer des connexions sécurisées entre les infrastructures sur site et dans le cloud qui exploitent les technologies d'authentification et de cryptage les plus avancées dans un cadre de confiance zéro.

Au niveau des données, la garantie de la confidentialité exige un cryptage fort, basé sur des normes, dans tous les éléments logiciels et matériels. Cela devrait inclure :

• Un contrôle d'accès basé sur les rôles et un chiffrement des données stockées pour garantir que les données sont entièrement protégées de bout en bout.

• La conformité aux réglementations et aux normes telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD).

L'évolution de l’espace de travail numérique

Nous comprenons les défis auxquels sont confrontés les gouvernements dans leur évolution vers l’espace de travail numérique. La bonne solution peut consister en une combinaison de technologies sur site et dans le cloud. Une solution de cloud hybride peut être le point de départ, cependant, avec le temps, le cloud hybride peut évoluer vers un cloud privé complet fournissant un lieu de travail numérique intégré qui prend en charge à la fois les agents et les citoyens.

Les stratégies de transformation numérique d'ALE offrent des solutions qui connectent les personnes, les objets, les machines et les processus en mettant l'accent sur :

• Les solutions de communications et de collaboration qui rationalisent les communications entre les agents publics et permettent une communication plus efficace avec les citoyens.

• Les solutions de connectivité qui optimisent les communications et la collaboration, améliorent la prestation de services et garantissent l'inclusion numérique.

• Les solutions de sécurité pour la cybersécurité des réseaux et la confidentialité des données sur les espaces de travail numériques.

Contactez-nous pour en savoir plus et discuter de la manière dont nous pouvons vous aider à établir les bonnes bases pour votre lieu de travail numérique.